Menschen

Revision - Das unbekannte Wesen

Für viele ist die Revision die große Unbekannte unter den Abteilungen. Zeit, das zu ändern! In diesem Interview erzählen Viktoria und Adam aus der DKB Revision, was alles zu ihrem vielfältigen Job gehört, was sie daran begeistert und welche Eigenschaften man dafür mitbringen sollte. Besonders spannend fanden wir die konstruktive Grundhaltung hinter den Prüfungen durch die Revision.

  • Autor*in: Claudia Binczyk und Kaja Schumacher

  • Datum: 31.05.2023

  • Lesedauer: 10 Minuten

Im Gespräch mit Viktoria und Adam aus der DKB Revision in der Berliner Zentrale

Hallo Viktoria, hallo Adam. Schön, dass ihr uns heute ein wenig hinter die Kulissen der Revision schauen lasst. Fangen wir doch einfach mal damit an, dass ihr uns erzählt, wie ihr beide eigentlich bei der Revision gelandet seid. Viktoria, wie war es bei dir?

Viktoria: Ich habe Mathematik im Hauptfach und BWL im Nebenfach studiert und bin im Anschluss in der DKB im Fachbereich Rating eingestiegen. Dort war ich ca. 4,5 Jahre und habe mich mit Kreditrisiken und in diesem Zusammenhang mit bankaufsichtlichen Themen und regulatorischen Anforderungen beschäftigt. Ich wollte gerne einen übergreifenden Blick auf die Bank werfen, um zu wissen, wozu ich gewisse Dinge mache und was das für einen Einfluss auf die gesamte Bank hat. Als ich gesehen habe, dass die Revision jemanden sucht, der sich mit Risikothemen und methodischen Themen befassen soll, habe ich mich gleich beworben. Seitdem arbeite ich dort im Fachbereich Markt- und Kundenprozesse.

Und du, Adam?

Adam: Ich bin jetzt etwas über vier Jahre als IT-Revisor im Bereich Steuerungs- und Unterstützungsprozesse in der DKB. Ich habe Wirtschaftswissenschaften studiert und meinen Master im Bereich Finance abgeschlossen. Hierbei hatte ich auch immer viele Berührungspunkte mit dem Bereich Wirtschaftsinformatik und habe auch meine Abschlussarbeit in diesem Bereich geschrieben. Danach war ich bei einer Wirtschaftsprüfung, für die ich viel beraten und prüfend im Bereich IT-Regulatorik unterwegs war. Unter anderem auch als externer Prüfer zur Unterstützung der Revision in der DKB. Es hat es mir dann so gut gefallen, dass ich zur DKB gewechselt bin.

Man kann also sagen, viele Wege führen zur Revision. (Lacht.) Ich frage mal für den ersten Überblick: Was macht man in der Revision denn so, ganz grob zusammengefasst?

Viktoria: Erstmal vorweg: Bei uns in der Revision hat jede*r Revisor*in gewisse Schwerpunkte, aber wir dürfen auch in andere Themen reinschnuppern. Meine Schwerpunkte sind Strategie- und Risikothemen und mein Alltag ist die Prüfung. Dabei ist jede Prüfung wie ein Mini-Projekt und jede*r Prüfer*in ist auch mal Prüfungsleiter*in, da wechseln wir uns ab. Für die Prüfungen gibt es eine Jahresprüfungsplanung, in der steht, wann welches Thema dran ist. Das hat unter anderem regulatorische Gründe, da bestimmte Themen regelmäßig angeschaut werden müssen. Insgesamt kann ich sagen, dass die Prüfung unser tägliches Brot ist.

Adam: Wir prüfen jedoch nicht nur intern, sondern auch Tochtergesellschaften der DKB und externe Dienstleister. Letztes Jahr war ich beispielsweise in den USA und habe bei einem großen amerikanischen Tech-Unternehmen vor Ort geprüft. Viktoria: Parallel zu den Prüfungen läuft bei uns auch die Projektbegleitung, die sogenannte Businesspartnerschaft und das Auslagerungsmanagement für die Themen, die wir betreuen. Dazu kommt noch das Follow-up, das heißt - die Würdigung der Abarbeitung von Prüfungsfeststellungen.

Das klingt ja sehr abwechslungsreich! Was mich besonders interessiert sind die Prüfungen. Daher die Frage: Wie läuft das denn eigentlich so ab - von der Planung bis zur Prüfung?

Viktoria: Ja, abwechslungsreich ist es auf jedem Fall. Das ist das, was unseren Job so spannend macht! Zu deiner Frage: Bei der Jahresprüfungsplanung sprechen unsere Führungskräfte teilweise mit den Einheiten, um anhand von Kapazitätsauslastung einen geeigneten Prüfungszeitpunkt innerhalb des betrachteten Jahres festzulegen.

Adam: Durch die Jahresprüfungsplanung wissen die zu prüfenden Einheiten also schon am Ende des Jahres, wann wir im nächsten Jahr bei ihnen vorbeischauen. Wir schicken dann noch eine offizielle Prüfungsankündigung an die*den Bereichsleiter*in. Danach stimmt man sich noch zu Einzelheiten ab und startet schließlich mit einem Kick-off. Wir kommunizieren bewusst viel im Vorfeld und währenddessen, damit wir in der Bank gemeinsam an einem Strang ziehen und nicht gegeneinander arbeiten.

Und wenn die Prüfungen dann feststehen, heißt es für euch schon "ran an die Vorbereitung" ,oder?! Wie bereitet ihr euch darauf vor, Adam?

Adam: Bei einer Prüfungsvorbereitung lesen wir uns zunächst in das Thema ein, um es besser zu verstehen. Grundlage für die Prüfung sind interne und externe - regulatorische und gesetzliche Vorgaben - aber auch Erfahrungswerte welche Risiken mit dem jeweiligen Thema verbunden sind. Die Expert*innen bleiben jedoch diejenigen, die geprüft werden und nicht wir. Unsere Aufgabe ist es eher herauszufinden, welche potenziellen Risiken lauern und wo ein Schaden für die Bank entstehen könnte.

Was ist bei einer Revisionsprüfung besonders zu beachten?

Adam: Es sind viele Sachen zu beachten. Aber was ich am spannendsten finde, ist die menschliche Komponente. Denn niemand wird gern geprüft. Hier ist es wirklich wichtig, mit den Menschen richtig umzugehen und ihnen zu erklären, was wir eigentlich machen. Dass wir nicht der Feind sind, sondern dass wir zusammen auf die Themen draufschauen und gemeinsam überlegen, was wir in der Bank besser machen können. Manche sagen hinterher auch „Kommt gerne häufiger vorbei“, weil sie diesen Blick als sehr wertvoll bzw. hilfreich empfunden haben.

Viktoria: Für mich ist es die auch die psychologische Komponente. Dafür gibt es sogar extra Weiterbildungen für die Revision. Ich komme ja ursprünglich aus einem anderen Bereich und musste zuvor als Analytikerin nicht in diesem Maße und in diesem Kontext mit den Leuten kommunizieren. Wichtig ist vor allem, dass man offen ist, versucht objektiv zu bleiben und sich in die anderen hineinversetzt, um deren Blickwinkel zu verstehen. So kann man in diese Rolle hineinwachsen. Alle, die jetzt denken „Oh nein, mit Psychologie habe ich nichts am Hut!“ kann ich jedoch beruhigen: Es ist learning by doing. Man muss dafür kein Diplom in Psychologie haben.

Und was passiert, wenn ihr bei einer Prüfung etwas findet, was nicht so ist, wie es sein soll?

Adam: Wenn man etwas gefunden hat, bespricht man das mit den Verantwortlichen, sucht einen Konsens und überlegt gemeinsam, welche Handlungsoptionen bestehen. Danach verfolgen wir, ob die Maßnahmen umgesetzt bzw. die Prozesse implementiert wurden und begleiten das so lange wie es nötig ist.

Viktoria: Die Handlungsbedarfe und Maßnahmen obliegen aber den geprüften Einheiten. Wir besprechen dann gemeinsam, ob die Maßnahme auch der Feststellung entspricht. Aber wir sagen auch immer, ob ihr Weg A oder Weg B nehmt, das entscheidet ihr. Wichtig ist, dass ihr ans Ziel kommt.

Womit wird eine Prüfung dann abgeschlossen?

Viktoria: Am Ende steht immer der Prüfbericht, in dem alle Feststellungen und Maßnahmen mit Fristen und Verantwortlichkeiten dargestellt werden. Auch unser Vorstand erhält den Prüfbericht. Die wichtigsten Ergebnisse werden dabei in der Management Summary zusammengefasst, so dass man einen prägnanten Überblick über kritische Themen und natürlich auch über Punkte die gut laufen erhält. An der Management Summary orientiert sich darüber hinaus auch die gesamte Führungsebene. Hiermit können wir also Impulse setzen und das Management für bestimmte Themen sensibilisieren.

Darüber hinaus werden die Informationen des Prüfberichts in unserem internen Revisionstool erfasst, welches alle Feststellungen und Maßnahmen für das Follow-up der Revision – das Tracking einer sach- und fristgerechten Abarbeitung der Mängel - beinhaltet. Hier wird auch die komplette Prüfungsdokumentation abgelegt – alle zugelieferten und geprüften Unterlagen sowie die von den jeweiligen Revisoren erstellten Dokumente wie beispielsweise Gesprächsprotokolle und Arbeitspapiere, in denen alle Details und Ergebnisse zu jeweiligen Prüfungsthemen dargestellt werden. Im Rahmen von externen Prüfungen kann die Prüfungsdokumentation der internen Revision angefordert werden, so dass man in diesem Falle in den Prüfungsgesprächen, beispielsweise mit der Aufsicht, erläutern muss, warum bestimmte Feststellungen adressiert wurden, anhand welcher Unterlagen die Feststellungen geschlossen wurden und was wurde dabei konkret vorgenommen, um den Mangel zu bereinigen usw. Somit ist das Follow-up kein formaler Akt der Revision, sondern eine intensive, inhaltliche Überprüfung einer vollständigen und sachgerechten Bereinigung festgestellter Mängel, um zur Verbesserung und Effizienz der Bankprozesse beizutragen.

Anfangs habt ihr erwähnt, dass nicht nur Prüfungen zu euren Aufgaben gehören, sondern auch die Projektbegleitung, Businesspartnerschaft und Auslagerungsmanagement. was genau hat es mit der Projektbegleitung auf sich? Was beinhaltet dies konkret, Viktoria?

Viktoria: Ich betreue neben den Strategiethemen auch risikoartenübergreifende Risikothemen, die neben der Einwertung und Kapitalunterlegung auch die Umsetzung regulatorischer und aufsichtsrechtlicher Anforderungen an die Methoden und Prozesse beinhalten. Für deren Umsetzung im Hinblick auf die Ratingsysteme betreue ich ein großes Projekt. In den monatlichen Besprechungen mit den Projektleiter*innen, geht es dann darum, ob die zeitliche Planung und deren Einhaltung passen, ob sich thematische Lücken abzeichnen und ob Antworten bzw. Feedback von der Revision gebraucht werden. In diesem Kontext sind wir also primär als Berater*innen bzw. Sparringpartner*innen unterwegs, da wir einen guten Überblick über sämtliche aufsichtsrechtliche und regulatorische Normen haben. Zudem wissen wir welche Anforderungen auf uns zukommen und können einschätzen was strategisch sinnvoll für die DKB ist.

Und wie sieht die Businesspartnerschaft aus?

Viktoria: Bei der Businesspartnerschaft ist es ähnlich, nur dass es sich hierbei um die verschiedensten Themen handelt, die von den leitenden Angestellten der DKB begleitet werden. Wir unterstützen diese und deren Mitarbeiter*innen bei auftauchenden Problemen und sind ebenfalls beratend tätig. So erhalten wir einen Überblick über aktuelle Themen und können sie voranbringen und den eingeschlagenen Weg mit beeinflussen.

Und zuletzt bleibt noch die Frage was verbirgt sich hinter dem Auslagerungsmanagement?

Viktoria: Wie der Name schon verrät geht es hier darum, Dinge auszulagern. Zu bestimmten Themen haben wir bei der DKB Dienstleister, die einige Arbeiten bzw. Aufgaben für uns übernehmen. Die Bereiche, die dafür verantwortlich sind, müssen natürlich regelmäßig überprüfen, ob diese Arbeiten zur Zufriedenheit erledigt werden und wir als Revision müssen ebenfalls beurteilen, ob dem so ist. Nachdem wir die Beurteilung unserer Bereiche erhalten haben, sprechen wir darüber und entscheiden dann, ob wir eingreifen müssen. Die Dienstleister besonders wichtiger Auslagerungen werden regelmäßig von uns überprüft. In diese Prüfungen können wir mit den Bereichen besprochene Themen mitnehmen und hier falls nötig etwas Bewegung reinbringen. Wir schauen also, dass wir die Kolleg*innen bestmöglich unterstützen.

Bei der Vielfalt an Themen: Wofür schlägt euer Herz besonders in eurem Job?

Viktoria: Ich persönlich mag es gerne, Prüfungen zu leiten. Ist man als Prüfer*in unterwegs, dann bearbeitet man sein Thema. Ist man als Leiter*in unterwegs, übernimmt man neben der Prüfung auch die Organisationsarbeiten drum herum, leitet das Team, stimmt sich mit Führungskräften ab und schreibt den finalen Prüfbericht. Dieses Organisatorische macht mir sehr viel Spaß. Aber auch der Austausch mit den geprüften Bereichen im Rahmen der Projekte und Businesspartnerschaften. Es ist der große Vorteil der Revision, dass man eben die ganze Bank kennenlernt. Wenn man an einem Thema dran ist, erfährt man, wohin es noch ausstrahlt. Dadurch erhält man einen umfassenden Überblick über die komplexen Zusammenhänge im Unternehmen.

Adam: Und es ist auch toll zu sehen, wie die eigene Arbeit Früchte trägt. Zum Beispiel, wenn Handlungsempfehlungen, die ich mit erarbeitet habe, tatsächlich zu einer Verbesserung geführt haben. Dass man also nicht nur Formalien erfüllt, sondern das Geschehen im Unternehmen aktiv mitgestaltet.

Adam, du hast vorhin erwähnt, dass ihr besonders viel Wert darauflegt, an einem Strang zu ziehen. Habt ihr den Eindruck, dass sich die Rolle oder das Bild der Revisor*innen verändert hat?

Viktoria: Als ich in meiner ersten Station in der Bank gearbeitet habe, wusste ich nicht wirklich, was die Revision macht, das war so eine in sich geschlossene Einheit. Ich glaube, dadurch, haben die Kolleg*innen distanzierter gewirkt, als sie tatsächlich waren. Dem ist aber überhaupt nicht so – die Kolleg*innen sind offen für andere Meinungen und Sichtweisen. Insbesondere auch von den Alteingesessenen in unserer Revision habe ich viel über das Handwerk gelernt, denn sie sagen immer wieder: „Viktoria, man muss immer fragen, warum die Kolleg*innen das machen, sie sind die Spezialist*innen. Wir haben unsere Sicht der Dinge und wir müssen sie verstehen, um dann alles abzuwägen und ein objektives Gesamtbild zu bekommen.“

Was würdet ihr sagen, welche persönlichen Eigenschaften euch in diesem Job besonders zugutekommen?

Adam: Man muss neugierig sein, das ist ganz wichtig. Zusätzlich muss man auch besonnen sein und einen kühlen Kopf bewahren. Das sind zwei Eigenschaften, auf die es in der täglichen Arbeit ankommt. Weiterhin braucht man die Bereitschaft seine Denkmuster in Frage zu stellen. Wenn mal etwas anders läuft, als man es gelernt hat, nicht gleich zu sagen, das ist ja falsch, sondern zu reflektieren – ist das ein Problem? Oder ist das einfach nur ein anderer Weg, aber völlig in Ordnung? Für die Gespräche, in denen man ein sehr starkes Gegenüber hat, hilft es besonders durchsetzungsstark zu sein. Gerade wenn es darum geht in einer Diskussion seine persönliche Sicht argumentativ zu untermauern. Zwar setzt die Bank nicht immer alles um, was wir empfehlen, aber wichtig ist es, es zu adressieren und darüber zu diskutieren.

Viktoria: Wichtig für diesen Job ist es auch offen für Kommunikation zu sein und Lernbereitschaft mitzubringen, auch seine kommunikativen Skills, wenn nötig zu verbessern. Denn man kommt nicht drumherum, mit den Menschen zu sprechen. Gerade wenn man etwas gefunden hat, das ein Risiko mit sich bringt oder aus anderen Gründen verändert werden muss. Genauso relevant ist jedoch, dass sich die Revisor*innen für ihre Prüfungen so gut wie möglich in das jeweilige Thema einarbeiten. Das ist ein Zeichen des Respekts den Geprüften gegenüber und schafft gleichzeitig auch Respekt. Außerdem sind Rechtschaffenheit und Integrität eine wertvolle Eigenschaft. Damit meine ich, dass andere auf dein Urteilsvermögen vertrauen können, weil sie sehen, dass du wirklich unabhängig bist und versuchst, das Beste für die DKB rauszuholen. Dazu gehört für uns auch, eine positive Fehlerkultur in die Bank zu tragen. Zu sagen „Leute, wir haben das gleiche Ziel, es ist also nicht schlimm, wenn ein Fehler oder ein Mangel vorliegt, wichtig ist nur, dass wir das gemeinsam schnellstmöglich beheben.“

Können auch Berufseinsteiger*innen in der Revision anfangen oder braucht man für diesen Job schon viel Berufserfahrung?

Viktoria: Wir nehmen gerne Berufseinsteiger*innen – prüferische Erfahrung kann man ja auch schon als Werkstudent*in sammeln. Außerdem suchen wir Kolleg*innen mit quantitativer Ausrichtung: (Wirtschafts-)Mathematiker*innen und Informatiker*innen. Für uns ist es wichtiger geworden, die quantitativen mathematischen Modelle und Methoden anzuschauen, dafür brauchen wir Leute mit der entsprechenden Ausrichtung.

Adam: Zudem bilden wir alle unsere neuen Kolleg*innen sehr intensiv aus. Einmal auf der regulatorischen Ebene, aber auch zu den verschiedenen inhaltlichen Themen. Sie werden in den verschiedenen Gesprächssituationen begleitet und lernen, wie man in bestimmten Situationen reagiert. Also Berufseinsteiger*innen sind bei uns herzlich willkommen! Genauso aber auch Informatiker*innen, die keine Ahnung vom Prüfen haben. Wir nehmen sie gern an die Hand und zeigen ihnen alles Wesentliche.

Wir steuern nun auf das Ende unseres Gespräches zu. Daher meine letzte Frage an euch: Gibt es noch etwas, was ihr unseren Leser*innen unbedingt sagen möchtet?

Viktoria: Ja! Egal welchen Job man macht, man sollte dafür brennen, um mit Liebe und Begeisterung dabei zu sein. Durch die vielfältigen Aufgaben in der Revision, die Themen, die ich im ganzen Unternehmen so sehe und die Unterstützung meiner Führungskraft, habe ich dieses Glück. Und wenn man für etwas brennt und es trotz aller Herausforderungen und auch mal stressiger Zeiten mit Begeisterung und Liebe tut – ist es das Richtige!

Schöner kann ein Schlusswort nicht sein. Vielen Dank an euch beide für das wirklich sehr interessante Gespräch. Die Revision ist nun jedenfalls für mich alles andere als ein unbekanntes Wesen.

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